Проблема: организатор тратит полчаса на каждую игру
Игровой клуб настольных игр и спортивной мафии в Йошкар‑Оле активно рос, но процессы оставались «ручными». Организаторы собирали записи в Telegram‑чатах, личных сообщениях и Google Forms, списки участников терялись в потоке, перед каждой игрой приходилось вручную пересчитывать, кто в итоге придёт.
Это приводило к бизнес‑проблемам:
- Непредсказуемая заполняемость столов и просадка выручки в дни с низкой явкой.
- Потеря лояльных игроков, которым вовремя не напомнили или забыли подтвердить запись.
- Постоянная операционная нагрузка на владельца клуба вместо фокуса на развитии сообщества и маркетинге.
Попытки использовать связку Google Forms + чаты + Notion не решали задачу — не хватало структуры, автоматизации и единого источника правды. Нужна была система, которая превратит хаотичные чаты в управляемый процесс — от объявления игры до аналитики по участникам.
Наш подход
Клуб АИД пришёл к Roxend за рабочим инструментом под реальные процессы клуба. Вместе с владельцем мы описали ключевые сценарии:
- как появляется новая игра и кто принимает решение о её запуске;
- как игрок узнаёт об игре и оставляет заявку;
- как организатор понимает, что стол набран или, наоборот, надо добирать людей;
- какие данные нужны владельцу клуба для решений по расписанию и форматам.
На основе этого мы спроектировали платформу как мини‑CRM для игрового клуба:
- Владельцу — контроль расписания, заполняемости и базы участников.
- Ведущим — самостоятельное проведение своих игр в рамках общих правил.
- Игрокам — простой путь от анонса до участия, без лишних действий.
В решение вошли три компонента: публичный лендинг клуба для привлечения новых игроков, личный кабинет участников и внутренняя панель с Telegram‑ботом для управления операционкой.
Итог: 30 минут на организацию каждой игры. При 15+ играх в месяц — 7-8 часов рутины.
Мы разработали комплексную платформу с глубокой интеграцией Telegram, которая закрывает задачи всех участников процесса.
Для владельца и организаторов
- Панель управления со сводкой по играм и активности участников.
- Быстрое создание мероприятий с автогенерацией ссылок для шаринга.
- Массовые приглашения игроков в один клик.
- Мониторинг подтверждённых участников почти в режиме реального времени.
Для участников
- Создание и управление своими мероприятиями без участия владельца.
- Персональная статистика посещаемости по своим играм.
- Мгновенные уведомления о новых записях и изменении решений игроков.
Для игроков
- Расписание всех предстоящих игр в одном месте.
- Запись в один клик — через сайт или прямо в Telegram.
- Личная статистика: посещаемость, стрики, история игр.
- Автоматические напоминания за 24 часа и утром в день игры.
Telegram-first + лендинг как вход в воронку
Ключевая особенность — участники могут записаться на игру прямо в мессенджере с помощью inline‑кнопок «Иду», «Думаю», «Не иду» — там, где аудитория клуба уже проводит время.
Публичный лендинг выступает входной точкой в воронку: новые игроки узнают о клубе, выбирают формат игры и сразу попадают в понятный сценарий записи через сайт или Telegram. Так Roxend закрывает не только внутренние процессы клуба, но и первый контакт с аудиторией.
Изменения в операционной модели клуба
После внедрения платформы изменилась не только техника записи, но и сама организация работы:
- Владелец перестал быть «узким горлышком» — ведущие сами создают и ведут свои игры, а админ видит общее расписание и заполняемость.
- Решения о новых слотах и форматах опираются на данные: сколько игр прошло, какая средняя посещаемость, кто чаще всего возвращается.
- Игроки получили предсказуемый сервис: понятный процесс записи, своевременные напоминания и прозрачный список участников.
По сути платформа стала операционным ядром клуба: без неё процессы откатываются обратно в разрозненные чаты и таблицы.
Результаты за 3 месяца
За первые месяцы работы платформы:
- 84 зарегистрированных участника в базе.
- 40 созданных игр, из них 34 уже прошли и 6 запланированы.
- 152 посещения игр (в среднем 4.5 участника на игру).
- 0 отменённых игр — все заявленные события были доведены до проведения.
По продуктовым метрикам:
- 629 сессий, 118 из них — за последние 30 дней.
- 55.2% игроков возвращаются после первой игры.
- Конверсия «регистрация → первая запись на игру» — 70.2%.
- Ни одной отменённой игры и стабильная заполняемость столов при среднем 4.5 игрока.
По оценке команды клуба:
- −83% времени на организацию игры (с ~30 минут ручной рутины до 5 минут через интерфейс).
- −75% «забытых» игр благодаря автоматическим напоминаниям.
- +25% точности списков участников (с 70% до 95%).
Качественные эффекты
- Единый источник правды — вся информация об играх и статусах участников в одном месте.
- Прозрачность — организаторы и игроки видят актуальные списки записавшихся.
- Автоматизация рутины — напоминания и статус‑апдейты без участия организатора.
- История посещений для каждого игрока и статистика по ведущим, которую можно использовать для мотивации и промо.
«Раньше я тратила кучу времени на сбор записей и напоминания. Теперь создаю игру за минуту, а система сама всё делает. Игроки записываются прямо в Telegram, мне приходят уведомления — я всегда знаю, кто придёт.» — Организатор клуба АИД
Подходит для вашего клуба?
Архитектура включает три компонента: публичный лендинг клуба, личный кабинет участников и API с Telegram‑ботом.
Используем session‑based авторизацию с поддержкой множественных сессий — пользователи могут входить с разных устройств. Ролевая модель (Player → Staff → Admin) разграничивает права, доступ к данным и интерфейсы.
Фоновые cron‑задачи автоматически отправляют напоминания за 24 часа до игры и в 9:00 утра в день мероприятия, а также помогают поддерживать актуальность статусов.
Система развёрнута в Docker‑контейнерах на сервере клиента с Traefik в качестве reverse proxy, что упрощает поддержку, обновление и потенциальный запуск таких же инсталляций для других клубов и городов.